Στον κόσμο που ζούμε, οι πιθανότητες λένε ότι εξαιτίας της δουλειάς σου έχεις ένα πολύ γεμάτο e-mail. Τόσο γεμάτο που κάποιες φορές και μόνο η σκέψη του σου δημιουργεί άγχος. Και οι πιθανότητες λένε ότι το σκέφτεσαι και εκτός του ωραρίου σου. Πώς μπορείς να αποσυμπιεστείς από όλο αυτό; Μία συχνή συμβουλή είναι να διαγράψεις όσα e-mails δεν είναι όντως σημαντικά και να μην μπεις στη διαδικασία απάντησης όπου αυτή δεν είναι απαραίτητη. Αυτό, όμως, δεν είναι πάντα δυνατό. Κάποιος, που η δουλειά του βασίζεται στην επικοινωνία και στις όποιου είδους δημόσιες σχέσεις, δεν γίνεται τις περισσότερες φορές να αγνοεί ακόμα και αδιάφορα e-mails. Επιπλέον, μην ξεχνάμε ότι μέσα στο χάος της δουλειάς, έχουμε και κάποιους συνεργάτες, που εκτιμούμε, συμπαθούμε και σεβόμαστε και που δεν θέλουμε να τους αγνοήσουμε ακόμα κι όταν θα μπορούσαμε.
Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να μείνεις άπραγος και να πνιγείς στο άγχος των e-mails σου. Υπάρχουν άλλες επιλογές, που μπορείς να ακολουθήσεις, και εμείς θα στις πούμε.
Βάλε όρια
Με εξαίρεση τα επείγοντα θέματα, δεν υπάρχει λόγος να αντιμετωπίσεις τα e-mails σαν live chat room. Με άλλα λόγια, δεν χρειάζεται να απαντάς στα πάντα αμέσως. Και κανένας δεν θα έπρεπε να θεωρεί δεδομένο ότι θα του απαντήσεις αμέσως, σε κάτι ειδικά που δεν χρήζει άμεσης απάντησης ή που ήρθε εκτός ωραρίου. Για να το καταστήσεις αυτό σαφές, ξεκίνα να απαντάς χωρίς πολλές σάλτσες, μην χρησιμοποιείς απολογητικές φράσεις, όπως “συγγνώμη για την καθυστέρηση” (το “ευχαριστώ για την υπομονή σου” είναι καλύτερη επιλογή) και απενεργοποίησε τις ειδοποιήσεις των e-mails στο κινητό σου.
Άλλαξε τον τρόπο οργάνωσής σου
Αντί να οργανώσεις σε ένα χαρτί ή ένα αρχείο όσα έχεις να κάνεις, βάζεις αστερίσκους σε e-mails και γράφεις λίστες ως πρόχειρα e-mails; Ναι, ήρθε η ώρα να σταματήσεις. Τα e-mails έχουν αρκετό άγχος ήδη όπως είναι. Δεν χρειάζεται να τους προσθέτεις κι άλλο, ούτε να αναγκάζεσαι να βλέπεις συνεχώς ότι νέο σου έρχεται. Συν του ότι από ένα σημείο και μετά απλά θα χάνεσαι και θα αποδιοργανώνεσαι. Το απλό και προτιμότερο; Γράφε οπουδήποτε αλλού τις λίστες με τις προτεραιότητες σου για τη μέρα. Ιδανικά, μάλιστα, σου προτείνουμε να συμπεριλάβεις στις λίστες και την προτεραιότητα, με την οποία πρέπει να ασχοληθείς με κάθε e-mail ξεχωριστά, έτσι ώστε να νιώσεις ακόμα λιγότερο πνιγμένος.
Δώσε περισσότερη σημασία στα εξερχόμενα
Αν είσαι έστω και λίγο αγχώδης, είναι σχεδόν σίγουρο ότι το χειρότερο σου είναι η στιγμή που εσύ πρέπει να στείλεις κάπου e-mail. Δεν θα σου πούμε ακριβώς τι πρέπει να γράψεις. Θα σου πούμε, όμως, πώς να το αντιμετωπίσεις. Κάνε πρώτα ένα μικρό διάλειμμα από τη δουλειά, φτιάξε στον εαυτό σου καφέ ή τσάι (ή ό,τι πίνεις), ηρέμησε και επικεντρώσου στο να απαντήσεις ό,τι χρειάζεται. Όταν τελειώσεις, μην πατήσεις κατευθείαν το send. Άσ’ τα στα πρόχειρα και μετά διάβασέ τα δυο-τρεις φορές ακόμα, ώστε να σιγουρευτείς ότι είναι μια χαρά. Πάτα send πριν το άγχος σε κάνει να τα γράψεις όλα από την αρχή.
